Bulldozer Brain versus Rabbit Brain in Meetings

Dit onderwerp bungelt al lang in mijn bulldozerbrein, maar ik kon geen goede manier vinden om het te verwoorden tot een van mijn collega's bij Medium onlangs zijn ervaring met zijn zoon deelde:

Mijn zoon heeft wat je een bulldozerbrein zou kunnen noemen in tegenstelling tot een konijnenbrein. Dit zijn allebei bovengemiddelde hersentypes, maar één is goed voor het doorploegen van moeilijke problemen en één voor goed denken.

We zijn allemaal verschillend - we hebben verschillende ervaringen, kennis, perspectieven en zelfs manieren om informatie en denken te verwerken. Deze verschillen weerspiegelen in één activiteit die we allemaal een aanzienlijke hoeveelheid tijd doorbrengen in - vergaderingen.

Het besef van het verschil en het naast elkaar bestaan ​​van bulldozerhersenen en konijnenhersenen is van cruciaal belang om vergaderingen effectief en inclusief te maken.

Vergaderingen zijn vaak snelle omgevingen. Je hoort heel veel nieuwe informatie, hebt zeer beperkte tijd om na te denken, maar moet snel reageren, met alle goede bedoelingen: je gedachten overbrengen, een moeilijke vraag beantwoorden, een belangrijke beslissing nemen, of misschien gewoon voelen goed over het bijdragen van iets op de tafel. Zoals je misschien al hebt begrepen, zijn vergaderingen per definitie een omgeving waar konijnenhersenen kunnen schitteren.

Ik heb echt bewondering voor mensen die tijdens vergaderingen het gesprek kunnen voeren en iedereen helpen vooruit te komen. Ik praat meestal niet veel tijdens vergaderingen - ik heb een bulldozerbrein. Ik heb ook de neiging tot zelfverachting, geërfd van mijn Aziatische culturele achtergrond. Ik wil niet praten en de tijd van anderen verspillen totdat ik zeker weet dat ik erover heb nagedacht en iets waardevols toe te voegen heb.

Onbewust denkt men vaak dat mensen die meer in vergaderingen praten, meer intellect hebben, bekwaam zijn in hun werk en meer bijdragen aan de organisatie. Ten onrechte denkt men ook dat mensen die stil zijn in vergaderingen andersom. Dit zijn slechts stereotypen als je je eenmaal het verschil realiseert tussen het brein van een bulldozer en het brein van een konijn.

Vergaderingen die iedereen verwachten en aanmoedigen om op eigen benen te staan ​​en zoveel mogelijk te praten, zijn stressvol, minder effectief, minder inclusief en kunnen soms zelfs giftig zijn. In die vergaderingen zullen we de waardevolle gedachten van rustige mensen niet kunnen horen. Ze kunnen zich buitengesloten voelen, niet gewaardeerd worden en minder betrokken raken. Onder druk en gebrekkige verwachtingen, kunnen mensen te veel aandacht besteden aan wat ze vervolgens willen zeggen in plaats van te luisteren en de gedachten van andere mensen te verteren.

Er zijn talloze artikelen op internet die mensen leren hoe ze meer kunnen spreken tijdens vergaderingen. Een paar daarvan zijn geen complete onzin.

Wat als we er andersom over denken? In plaats van ons te concentreren op personen die de neiging hebben om rustig in vergaderingen te denken, proberen we vergaderingen in de eerste plaats effectiever en inclusiever te maken?

bewustzijn

Eerst en vooral moeten we erkennen dat mensen op verschillende manieren denken. We hebben bulldozerhersenen, konijnenhersenen en alles daar tussenin. Dit bewustzijn op zichzelf is van fundamenteel belang om anders over vergaderingen te denken.

Structuur

Structuur is van cruciaal belang. Maak vóór de vergadering een agenda en deel deze vooraf met de aanwezigen. Nog beter, deel schriftelijke documenten die de bespreking van de vergadering omkaderen en mensen tijd geven om ze door te lezen. Zorg ervoor dat iedereen tijdens vergaderingen de kans krijgt om iets te zeggen. Na vergaderingen deelt u notities en moedigt u follow-ups aan.

Ik ben dol op onze vergaderstructuur bij Medium, die onze inclusieve cultuur weerspiegelt. De check-in en de spanningsronden zijn specifiek ontworpen om iedereen de kans te geven zich uit te spreken. Door deel te nemen aan incheckrondes wordt het gemakkelijker om later in de vergadering te spreken. Ik heb onlangs uit een bericht over inchecken gehoord dat 'pre-meeting talk' eigenlijk een psychologisch onderzoeksonderwerp is. Academische literatuur suggereerde dat pre-meeting talk een sterke indicator is voor de effectiviteit van vergaderingen.

Aandacht

Besteed extra aandacht aan mensen die stil zijn. Zijn ze diep nadenken? Hebben ze nog een paar seconden nodig? Hebben ze voldoende context? Tonen ze tekenen dat ze iets willen zeggen maar geen gelegenheid konden vinden om te beginnen met praten? Roep ze uit als ze zich op hun gemak voelen om geroepen te worden.

Pauze

Van tijd tot tijd kunnen we samen een paar seconden pauzeren zodat iedereen de tijd neemt om na te denken en iedereen de kans krijgt om in de discussie te springen. Het is vooral belangrijk om even te pauzeren voordat we van onderwerp wisselen, want als het onderwerp eenmaal is gewijzigd, worden de mogelijkheden voor bulldozerhersenen om iets uit te drukken vrijwel beperkt.

Opvolgen

Follow-up met mensen na vergaderingen. Geef hen meer mogelijkheden om hun perspectieven buiten vergaderingen te delen, hetzij persoonlijk of schriftelijk. Laat zien dat je naar hen wilt luisteren en waardeer hun gedachten. Het zal hen aanmoedigen om in de toekomst meer te zeggen.

Bij Medium hebben we een interne versie van de site met de naam Hatch. Het is voor iedereen in het bedrijf om hun gedachten te delen, of ze nu langzaam of snel denken tijdens vergaderingen. Het werd een uniek onderdeel van de cultuur van Medium.

Dit bericht klinkt misschien alsof ik pleit voor mijn eigen voordeel, maar ik denk echt dat er veel mensen zoals ik zijn die niet goed zijn in het denken. Vergaderingen effectief en inclusief maken is erg belangrijk. Het is niet makkelijk; het vereist een gezamenlijke inspanning; en het lijkt ons misschien eerst te vertragen. Maar geloof me, als het eenmaal goed is gedaan, komt het iedereen en het hele team ten goede. We kunnen veel meer uit de vergaderingen halen.

Een ander vergaderachtig scenario waarbij het belangrijk is om op de hoogte te zijn van bulldozerhersenen versus konijnenhersenen zijn sollicitatiegesprekken, vooral technische interviews. Veel geweldige kandidaten presteren bijvoorbeeld niet 'goed' in een codeergesprek van een uur, simpelweg omdat ze niet gewend zijn om in dat soort instellingen te denken.

Als u andere ideeën hebt om vergaderingen inclusiever te maken voor bulldozerhersenen, zou ik ze graag horen!